Office

E-Mail-Adressen

Eine E-Mail-Adresse hat folgende Struktur:

hans-mueller@gmail.com

hans-mueller ist Benutzername
@ ist das Kennzeichen einer E-Mail-Adresse
gmail.com ist die Domain des Providers (hier Google)

E-Mail-Provider

Ein Provider ist ein Diensteanbieter für E-Mail. Häufig bietet Ihnen Ihr Internet-Provider auch E-Mail-Adressen an. Soll die E-Mail-Adresse aber nicht fremde Firmen Werbung machen, müssen Sie eine eigene Domain erwerben.

Kostenlose E-Mail-Provider (@gmx.de, @web.de, @gmail.com etc) werden schnell angelegt, schnell weggeworfen und sind begrenzt anonym.
Sie eignen sich vor allem, wenn man E-Mails an Firmen versendet, den man zutraut, dass sie die E-Mails an Spammer verkaufen.
Eine Internet-Provider-Adresse (@t-online.de o. ä.) geht meist verloren, wenn man den Internet-Anbieter wechselt.
Adressen mit der Firmendomain des Arbeitgebers wechselt bei Arbeitgeberwechsel. Der Arbeitgeber untersagt oft die Nutzung für Privat-Mails. Ansonsten darf er nach dem Mitarbeiterwechsel oder im Krankheitsfall nicht das Postfach durchsuchen, weil dort persönliche Daten des Angestellten sind.

Welche E-Mail-Adresse möchte ich für Freunde bis an mein Lebensende festhalten, um erreichbar zu bleiben? Diese E-Mail-Adresse sollte dann nicht Spammern in die Hände fallen.

Umgang mit Mails

Mails senden

Die Felder einer E-Mail:

Absender: Der eigene Absender sollte mit Bedacht gewählt werden. Für potentielle Spammer verwendet man möglichst eine zweite, anonyme Mail-Adresse.
Reply To: Die Antwort kann an eine andere Mail-Adresse umgeleitet werden.
An: Der Empfänger der Mail, können auch mehrere sein.
CC: Carbon Copy - Sichtbarer Durchschlag an den CC-Empfänger. Der Empfänger soll wissen, dass CC-Empfänger informiert ist.
BCC: Blind Carbon Copy: Der BCC-Empfänger erhält eine Kopie, ohne dass der Empfänger der Mail dies weiß.
Empfängerlisten aus Datenschutzgründen immer in BCC. Sonst erhält jeder Empfänger die Mail-Adressen aller anderen.
Betreff: Lässt die Wichtigkeit erkennen und den Inhalt einordnen.
Anhänge: Große Anhänge können Postfächer belasten und Empfänger mit langsamem Internetzugang nerven. Binäre Anhänge werden als Base64 kodiert und benötigen beim Transport ca. die 1,4 fache Größe.

Inhalt einer Mail

Alles was Sie schreiben, kann gegen Sie verwendet werden!

Vorsicht bei spontanen Wutausbrüchen. Höflich bleiben.
Anrede und Gruß schaffen Freundlichkeit und Verbindlichkeit.
Die Interpretation der Mail hängt mehr von der Stimmung des Empfängers als von der des Senders ab.
Ironie ist im Schriftverkehr nur schlecht als solche erkennbar.
Emojis wirken unprofessionell, insbesondere bei häufiger Verwendung.
Der Empfänger kann E-Mails ewig aufheben.
Eine Mail kann jederzeit an Dritte weitergeleitet werden.
Vor dem Weiterleiten sollten Sie prüfen, ob der Absender damit einverstanden sein wird

Mail empfangen

From: König des Internets <arnold.willemer@provider.de>

Der Teil außerhalb der spitzen Klammern kann durch den Absender frei gestaltet werden.
Der Teil innerhalb der spitzen Klammern wird beim Versenden vom Mail-Client aus der Absenderadresse erzeugt, ist aber mit genügend krimineller Energie dennoch änderbar.
Vorsicht: Web-Mailer und Smartphone-Apps zeigen die Adresse in den spitzen Klammern oft nicht an.
Der tatsächliche Mail-Inhalt lässt sich (bei Thunderbird) durch die Tastenkombination [Strg]+[U] einsehen.

Empfangene Anhänge

Anhänge können gefährlich sein, vor allem wenn Sie ausführbar sind.

Windows führt Dateien bereits aus, wenn sie die richtige Dateierweiterung hat (.exe, .com, .bat o. a.), auch bei Anhängen.
Tückischerweise zeigen Windows Explorer und Outlook die Dateierweiterungen standardmäßig nicht an.
Einige Windows-Mail-Clients geben keinen Zugriff auf Anhänge mit bestimmten Erweiterungen. Workaround: Sender bitten, die Datei in eine ZIP-Datei zu verpacken.
Office-Dokumente können Makros (Basic-Programme) enthalten. Die Makros werden in vielen Firmen explizit abgeschaltet, da sie als Trojaner eingesetzt werden können und Schad-Software nachladen können.

Ein sicherer Weg der Identifizierung eines Anhangs ist es, den Absender anzufragen, ob er wirklich einen Anhang gesendet hat und was er enthält.

Antworten

Wenn Sie einer Mail antworten, werden Absender und Empfänger vertauscht. Das Feld Betreff erhält ein Re: oder ein AW:
Der bisherige Inhalt wird meist als Zitat in die Antwort-Mail aufgenommen.
Ihre Antwort sollte im Normalfall vor dem Zitat des Absenders stehen, um nicht unnötig blättern zu müssen.
Bei einer Antwort wird der Anhang nicht wieder zurückgesendet.
Bei einer "Antwort nur an Absender" geht keine Information an CC. Um den CC mit einzubinden, muss "Antwort an alle" verwendet werden.

Weiterleiten

Bei einer Weiterleitung müssen Sie den neuen Empfänger eingeben. Der Betreff erhält ein Fwd: vorangestellt.
Bei einer Weiterleitung wird der Anhang normalerweise mitgesendet.
Der Absender der weitergeleiteten Mail wird über das Weiterleiten nicht informiert.
Sie sollten das Einverständnis des Absenders haben, wenn Sie eine Mail weiterleiten.

HTML in E-Mails

E-Mails bestehen im Original aus rohem Text ohne Formatierung. Weil viele Leute ihre E-Mails schön machen wollen, bieten viele Mail-Clients HTML an.
Links in HTML weisen per HREF auf ein Ziel hin, das im Mail-Text nicht angezeigt wird. Bei Thunderbird kann man das wirkliche Ziel erkennen, indem die Maus ungeklickt über den Link gehalten wird. Dann wird links unten in der Statusleiste angezeigt, wohin der Link wirklich führt.
Im Zweifelsfall niemals einen Link in einer Mail anklicken! Sondern den Link ausschneiden und im Browser aufrufen.
Bilder werden oft nicht in der Mail direkt transportiert, sondern nachgeladen. Ordentliche Mail-Programme verhindern dies, weil ansonsten ein Spammer auf diese Weise erfahren kann, dass die Mail betrachtet wird und offenbar aktiv ist.
Empfehlung: Wenn überhaupt, dann nur eingeschränktes HTML für die Darstellung von E-Mails zulassen. Achtung: Bei Web-Mail oder Smartphone-Apps oft nicht möglich.

Antwort erbeten: Empfangsbestätigungen

Der Absender einer Mail kann eine Empfangsbestätigungen anfordern. Wenn Sie das als Empfänger erlauben, wird Ihr E-Mail-Client die Bestätigung als Antwort-Mail an den Absender senden.

Sie sollten eine solche Bestätigung immer unterbinden. Dafür gibt es gute Gründe:

Warum sollten Sie als Empfänger dem Sender anzeigen, dass Sie die Mail schon erhalten haben, bevor Sie noch über den Inhalt nachdenken können?
Für den Spammer eine tolle Information, dass die Mail-Adresse aktiv betreut wird. Er wird sie teurer weiterverkaufen.

Fordern Sie selbst keine Emfangsbestätigungen an. Es wirkt unhöflich.

Spam

Spam bezeichnet unerwünschte Massen-Mail. Das häufigste Motiv für unaufgeforderte Mails sind:

Betrug: Geschenke, Gewinne, Super-Angebote, Darlehen
Billige Werbung: Keine Porto- oder Druckkosten

Der Spam-Absender ist meist anonym. Eine Absenderadresse kann genauso gefälscht werden, wie Betreff, Empfänger und Datum.

Beteiligen Sie sich nicht an Gewinnspielen im Internet. Das Einzige, was Sie üblicherweise gewinnen können, ist haufenweise Werbung und vielleicht spannende Betrugsversuche.

Maßnahmen zur Verhinderung von Spam

E-Mail-Adresse im Web nur eingeben, wenn es einen guten Grund gibt.
Mehrere E-Mail-Adressen anlegen. Bei Spam-Risiko kostenlose Mail-Adresse angeben.
Anonymität: Bei Mails an potentielle Spammer möglichst keine Mail-Adresse mit persönlichen Daten (eigenem Namen) verwenden.
Möglichst keine Verbindung Mail-Adresse zur Telefonnummer geben.
Verwende keinen Web-Mailer und keinen Provider-Mail-Client. Ideal: Thunderbird
Niemals auf Spam antworten!

Spamfilter

Spamfilter sind nie exakt. Sie filtern nicht alles aus. Vor allem aber filtern sie manchmal wichtige Mails aus.
Wenn Sie auf einen Spamfilter nicht verzichten wollen, sollte sich zumindest eine Zusammenfassung der gefilterten Mail täglich zusenden lassen.
Spamfilter werden durch sogenannte Blacklists gefüttert.
Die Blacklist-Betreiber suchen nach fehlerhaft konfigurierten Mail-Servern und setzen deren Mails auf die Blacklist. Der Betreiber wird in der Regel nicht informiert.
Bemerkt der Betreiber, dass seine Mails in der Blacklist ist, kann er gegen Gebühr eine neue Prüfung anfordern. Einen Grund für die Sperrung erfährt er nicht.

Mail-Protokolle

Senden von Mails: SMTP
Abholen von Mails: POP3
Verwalten von Mails: IMAP

Mail-Protokoll SMTP

E-Mail-Adresse besteht aus nutzer@domain
Versand über das Protokoll SMTP (Simple Mail Transport Protocol) Port 25
SMTP-Server versendet
- Ist das Ziel die eigene Domain, wird die Mail im Postfach des Empfängers abgelegt.
- Ist die Domain fremd, sendet SMTP-Server an SMTP-Server der Domain
Senden von E-Mails durfte ursprünglich jeder. Argumentation: Der Briefkasteneinwurf hat ja auch keinen Schlüssel.
Wegen Spam ist heute eine Authentifizierung (User/Password) notwendig.
Da früher der Empfänger-Computer immer online war, war außer SMTP kein weiteres Protokoll erforderlich.
Heutzutage immer verschlüsselt über Port 465 (SSL/TLS) bzw 587 (STARTTLS)

Protokoll POP3

POP3 (Post Office Protocol) ist eine Ergänzung zu SMTP, um die Post von einem PC abzuholen, der nicht immer online ist.
POP3 berücksichtigt, dass die Leitung pro Minute bezahlt werden muss.
POP3 holt die Mail ab:
- Der Client authentifiziert sich gegenüber dem Server (User/Password).
- Schaut, ob noch nicht abgeholte Mail im Postfach liegt.
- Kopiert neue Mail auf den lokalen PC
- Löscht die kopierten Mails im Postfach (abschaltbar)
- Schließt die Verbindung
POP3 Port 110 (unverschlüsselt) 995 (SSL)

Protokoll IMAP

IMAP (Internet Message Access Protocol) ist eine Alternative zu POP3. Unterschiede:
- Die Mails bleiben auf dem Server. Praktisch bei mehreren Client-Geräten (Computer/Smartphone)
- Die Verbindung bleibt mehr oder weniger ständig bestehen. Voraussetzung Flatrate.
Authentifizierung mit User/Password
IMAP Port 143 (unverschlüsselt) 993 (SSL)

Verschlüsselung

Heutzutage sind die Transportwege einer Mail in der Regel verschlüsselt.
Im Postfach des Servers liegt der Inhalt einer Mail, auch die Anhänge, unverschlüsselt vor. Der Administrator (oder Einbrecher) kann die komplette Korrespondenz lesen. Eine Mail gleicht also einer Postkarte und keinem Brief.
Um eine Mail für den Transporteur unlesbar zu machen, verwendet man PGP.
PGP (bzw. GPG) arbeitet mit einem privaten und einem öffentlichen Schlüssel.
- Damit lassen sich die Mail nur vom Empfänger lesen.
- Damit lassen sich Mails aber auch sicher unterschreiben.